Informativa sulla privacy

Titolare del trattamento

3-way di Gabriele Auriemma, Via Spirito Santo 58, 80049 Somma Vesuviana (NA), P.IVA 10189061210. Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati puoi scrivere a info@ordiniwa.it.

A chi si rivolge

OrdiniWA è usato da tre tipi di persone, e per ognuno il nostro ruolo è diverso.

• Le aziende che attivano il servizio, e le persone che entrano nella loro area riservata: siamo titolari del trattamento dei loro dati.
• I partner che attivano e seguono aziende per nostro conto, e il loro personale: siamo titolari del trattamento dei loro dati di accesso.
• I clienti finali che scrivono su WhatsApp a un'azienda: la titolare è l'azienda, e noi agiamo come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base delle condizioni di servizio.

Quali dati trattiamo

Dati dell'azienda e delle persone che vi accedono

• Nome e indirizzo email di chi entra nell'area riservata, e la password, conservata in forma non leggibile.
• Dati di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, codice destinatario SDI o PEC.
• Credenziali di accesso al gestionale Mexal, conservate cifrate e usate solo per far funzionare il servizio.
• Il numero di telefono dedicato agli ordini e i dati dell'account WhatsApp Business dell'azienda (identificativi, nome visibile, stato).
• Dati di utilizzo: ordini creati, messaggi inviati e ricevuti con il loro costo, stato del collegamento, log tecnici.

Dati dei partner

• Ragione sociale del partner, nome ed email delle persone invitate al portale, e le azioni che compiono sulle aziende che seguono.

Dati dei clienti finali che scrivono su WhatsApp

• Numero di telefono, nome del profilo WhatsApp e contenuto dei messaggi scambiati con l'assistente o con una persona dell'azienda.
• Foto, documenti, messaggi vocali (con la loro trascrizione automatica) e altri allegati inviati o ricevuti in chat.
• Dati anagrafici e commerciali già presenti nel gestionale dell'azienda (ragione sociale, listino, ordini).

Dati di chi ci contatta dal sito

• Nome, azienda, email, telefono e il messaggio lasciato nel modulo di contatto.
• L'indirizzo IP da cui è stato inviato, per prevenire gli abusi del modulo.

Li usiamo solo per ricontattarti riguardo alla tua richiesta (misure precontrattuali su tua iniziativa). Niente newsletter, nessuna cessione a terzi. Li conserviamo per 24 mesi, o meno se ce lo chiedi.

Perché li trattiamo

• Erogare il servizio: riconoscere il cliente, comporre e creare l'ordine nel gestionale, consegnare i messaggi (esecuzione del contratto).
• Assistere l'azienda: leggere una conversazione per capire un problema, o rispondere al posto dell'assistente (esecuzione del contratto).
• Calcolare i costi del servizio e fatturare (esecuzione del contratto e obbligo di legge).
• Garantire sicurezza, prevenire abusi e diagnosticare malfunzionamenti (legittimo interesse).

Chi può vedere le conversazioni

Le conversazioni WhatsApp di un'azienda, allegati compresi, sono visibili nell'area riservata dell'azienda stessa. Possono leggerle, per sola assistenza, anche il personale di 3-Way Software e quello del partner che segue l'azienda, compresi gli eventuali partner intermedi da cui quel partner dipende. Ogni apertura di una conversazione da parte di questo personale viene registrata con nome, data e ora, e il registro è consultabile dall'azienda. Nessun altro cliente o partner può vederle: la separazione è imposta dal database, non solo dalle pagine.

Chi tratta i dati per nostro conto

Per far funzionare il servizio ci avvaliamo di questi fornitori, che agiscono come ulteriori responsabili del trattamento. Per i clienti finali delle aziende sono sub-responsabili, autorizzati in via generale dalle condizioni di servizio; comunichiamo con preavviso ogni modifica dell'elenco.

I partner che attivano e seguono un'azienda sono anch'essi sub-responsabili per i dati dei clienti finali di quell'azienda, limitatamente alle aziende che seguono. L'azienda conosce il proprio partner perché è chi l'ha attivata.

Dove sono i dati e come passano

I nostri server sono in Germania. Il registro delle conversazioni, gli allegati, il registro degli ordini e i dati di fatturazione stanno lì, e le copie di sicurezza notturne restano nell'Unione Europea.

I messaggi WhatsApp passano da Meta e da Telnyx. Il numero dedicato agli ordini è registrato su un account WhatsApp Business (WABA) intestato all'azienda, nel suo portfolio Meta Business. Numeri di telefono e contenuto dei messaggi transitano sui sistemi di Meta e, per il collegamento tecnico, su quelli di Telnyx. Meta tratta inoltre i dati dell'account WhatsApp Business come titolare autonomo, secondo le proprie condizioni per la piattaforma business.

Le risposte dell'assistente sono composte da un modello linguistico di Anthropic: il testo dei messaggi e, quando serve, le immagini ricevute vengono inviati al modello per generare la risposta. Non sono usati per addestrarlo. I messaggi vocali vengono prima trascritti in testo da Telnyx, e al modello arriva la trascrizione: l'audio resta conservato come gli altri allegati, e chi legge la conversazione vede la trascrizione sotto il vocale.

Le credenziali del gestionale. Il collegamento a Mexal parte dal nostro server, sia con Passepartout Live sia con Mexal in sede, dove il servizio WebAPI è raggiungibile attraverso una porta aperta sul router dell'azienda, in HTTPS. Le credenziali WebAPI sono custodite sul nostro server cifrate, e vengono decifrate solo nel momento in cui servono a leggere o scrivere nel gestionale. Nulla è installato presso l'azienda.

Per quanto tempo

• Memoria di lavoro dell'assistente (il filo del discorso in corso): azzerata a ogni ordine e cancellata dopo 12 ore di silenzio.
• Registro delle conversazioni (testo): per la durata del rapporto con l'azienda, e fino a 30 giorni dopo la sua cessazione, salvo richiesta di esportazione.
• Allegati delle conversazioni (foto, documenti, audio): 12 mesi dal ricevimento, poi cancellati automaticamente; resta la traccia che c'erano.
• Registro degli accessi alle conversazioni: 24 mesi.
• Registro degli ordini e dei costi per messaggio: per la durata del rapporto e successivamente per gli obblighi contabili.
• Dati di fatturazione ed estratti conto: 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale.
• Richieste di contatto dal sito: 24 mesi.
• Account di aziende e partner: fino alla richiesta di cancellazione o alla cessazione del rapporto.

I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opporti al trattamento scrivendo a info@ordiniwa.it. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Se sei un cliente finale che ha scritto su WhatsApp a un'azienda, la richiesta va rivolta all'azienda, che è titolare: noi la aiutiamo a evaderla. Se ci scrivi direttamente, ti indichiamo a chi rivolgerti.

Cookie

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