Termini di servizio

1. Il servizio

OrdiniWA è un servizio di 3-way di Gabriele Auriemma (di seguito 3-Way Software) che consente ai clienti di un'azienda di effettuare ordini via WhatsApp, creandoli automaticamente come ordini cliente nel gestionale Mexal di Passepartout. Richiede un'installazione Mexal con modulo WebAPI/MDS attivo. Non c'è nulla da installare in azienda: il servizio gira interamente sui nostri server. Con Passepartout Live il collegamento al gestionale è diretto; con Mexal in sede il servizio WebAPI va reso raggiungibile da internet aprendo una porta sul router dell'azienda, in HTTPS.

3-Way Software è Tech Provider verificato da Meta per la WhatsApp Business Platform. Le presenti condizioni si applicano all'azienda che usa il servizio (di seguito «l'azienda»), sia che l'abbia attivato con 3-Way Software, sia con un partner autorizzato.

2. Attivazione e partner

Il servizio viene attivato da 3-Way Software o da un partner autorizzato, dopo un contatto diretto con l'azienda. Un partner può a sua volta avvalersi di partner di livello inferiore autorizzati da lui e da 3-Way Software. Chi ha attivato l'azienda (di seguito «chi la segue») è il suo interlocutore contrattuale: concorda le condizioni economiche, fattura, presta assistenza e può configurare, sospendere e riattivare il servizio.

Chi la segue, e chi sta sopra di lui nella catena fino a 3-Way Software, ha accesso alla configurazione dell'azienda, alle conversazioni WhatsApp con i suoi clienti, allegati compresi, ai suoi ordini e ai suoi costi, ai soli fini di attivazione, assistenza e fatturazione. Ogni apertura di una conversazione viene registrata e il registro è consultabile dall'azienda. Con l'attivazione, l'azienda nomina 3-Way Software responsabile del trattamento dei dati dei propri clienti finali, e autorizza il partner che la segue e i fornitori elencati nell'informativa come sub-responsabili.

L'accesso dell'azienda alla propria area riservata è facoltativo: se non viene richiesto, l'azienda è seguita interamente da chi l'ha attivata, e può chiedere l'accesso in qualsiasi momento.

3. Costi e fatturazione

Le condizioni economiche sono concordate per iscritto con chi segue l'azienda al momento dell'attivazione, e prevalgono su quanto indicato in questa pagina. Di norma si compongono di due parti:

• i costi vivi del servizio: le tariffe per messaggio di Meta per la WhatsApp Business Platform, la fee di piattaforma del Solution Partner Telnyx, il costo del modello linguistico che compone le risposte, e una eventuale quota per il server. Sono riaddebitati al costo, secondo le tariffe pubblicate dai rispettivi fornitori;
• un corrispettivo per il servizio: un importo per ogni ordine effettivamente creato nel gestionale, una percentuale sui costi vivi, o un prezzo per ordine tutto compreso. Gli ordini non andati a buon fine non vengono conteggiati.

Le tariffe Meta per i messaggi dell'azienda sono anticipate da 3-Way Software tramite la propria linea di credito presso Telnyx, applicata all'account WhatsApp Business dell'azienda all'attivazione: l'azienda non deve inserire alcun metodo di pagamento presso Meta.

L'estratto conto è mensile, in via posticipata, con il dettaglio dei messaggi, delle chiamate al modello e degli ordini del periodo, consultabile nell'area riservata. La fattura è emessa da chi segue l'azienda sui dati fiscali comunicati. In caso di mancato pagamento, dopo un sollecito scritto e 15 giorni, il servizio può essere sospeso fino alla regolarizzazione.

4. Obblighi dell'azienda

• Fornire dati di accesso al gestionale corretti e mantenerli aggiornati.
• Con Mexal in sede, mantenere il servizio WebAPI raggiungibile da internet sulla porta comunicata all'attivazione, in HTTPS, e avvisare chi la segue di ogni cambio di indirizzo, porta o certificato: quando il gestionale non è raggiungibile, l'assistente non può creare ordini.
• Custodire le credenziali dell'area riservata.
• Mettere a disposizione per gli ordini un numero di telefono dedicato, su una SIM intestata all'azienda, mai usato prima con WhatsApp, e mantenere la SIM attiva per tutta la durata del servizio: serve a ricevere il codice di verifica, anche in caso di nuova registrazione del numero.
• Completare l'attivazione dell'account WhatsApp Business con un proprio account Facebook, come descritto al punto 6, e non revocare a 3-Way Software e a Telnyx l'accesso a quell'account per tutta la durata del servizio.
• Usare come nome visibile su WhatsApp la propria denominazione, così come compare sul proprio sito o sui propri documenti, e rispettare le regole di Meta sul nome visibile e sul profilo.
• Informare i propri clienti del trattamento dei dati, in qualità di titolare, e usare il servizio solo per ricevere e gestire ordini e comunicazioni ad essi collegate.
• Non usare il servizio per invii pubblicitari massivi, né in violazione delle condizioni d'uso di WhatsApp Business e della normativa applicabile.

5. Verifica degli ordini

L'assistente legge prezzi, disponibilità e codici articolo dal gestionale e richiede al cliente una conferma esplicita prima di creare l'ordine. Resta a carico dell'azienda la verifica finale dei documenti generati prima dell'evasione. Non rispondiamo di errori derivanti da dati errati o incompleti presenti nel gestionale, né di richieste dei clienti che l'assistente ha correttamente rimandato a una persona dell'azienda.

6. Il canale WhatsApp ufficiale

Il servizio usa la WhatsApp Business Platform di Meta attraverso Telnyx, Solution Partner di Meta. Il numero dedicato agli ordini è registrato su un account WhatsApp Business intestato all'azienda, nel suo portfolio Meta Business, che l'azienda crea o sceglie durante l'attivazione con un proprio account Facebook, seguendo il collegamento fornito da chi la segue. L'account resta di proprietà dell'azienda; 3-Way Software vi accede in qualità di Tech Provider, tramite la propria applicazione Meta, e Telnyx in qualità di Solution Partner, per inviare e ricevere i messaggi.

Il numero collegato alla piattaforma non è utilizzabile nell'app WhatsApp del telefono per tutta la durata del servizio. Finché l'azienda non completa la verifica aziendale presso Meta, facoltativa, Meta limita il numero di conversazioni che l'azienda può iniziare di propria iniziativa; le risposte ai clienti che scrivono non sono soggette a quel limite.

WhatsApp, Meta e Telnyx sono servizi di terze parti sui quali non abbiamo controllo: le loro regole d'uso si applicano ai messaggi scambiati, e le tariffe, le limitazioni e le sospensioni da loro disposte, comprese quelle sul nome visibile o sulla qualità del numero, non sono a noi imputabili.

7. Assistenza e risposte a mano

Quando l'assistente non sa rispondere, o un cliente chiede una persona, la conversazione viene segnalata nell'area riservata e per email. Una persona dell'azienda, o di chi la segue, può rispondere a mano dalla stessa pagina; in quel caso l'assistente tace su quella conversazione per il tempo configurato. Le risposte a mano sono attribuite nel registro alla persona che le ha scritte.

8. Uso corretto e limiti di spesa

Poiché i costi vivi sono anticipati da 3-Way Software, il servizio ha due protezioni automatiche. Quando un cliente scrive molti messaggi in un giorno senza arrivare a un ordine, l'assistente lo invita a contattare direttamente l'azienda e per 24 ore non gli risponde: la conversazione viene segnalata all'azienda, che può rispondere a mano. Esiste inoltre un limite giornaliero di sicurezza sui costi vivi di ciascuna azienda, pensato per i guasti e non per l'uso normale: se viene raggiunto, l'assistente si ferma fino al giorno successivo e 3-Way Software verifica l'accaduto. In entrambi i casi i messaggi dei clienti restano consultabili. Se all'attivazione è stato concordato un piano — un numero di ordini al mese per una durata in mesi — al raggiungimento degli ordini del mese o alla scadenza l'assistente smette di prendere ordini e invita i clienti a contattare l'azienda, fino al mese successivo o al rinnovo; l'azienda e chi la segue ricevono prima un avviso. 3-Way Software può inoltre sospendere il servizio, con avviso, in caso di uso anomalo, abusivo o contrario alle regole di WhatsApp che metta a rischio l'account dell'azienda o la piattaforma.

9. Disponibilità

Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile con continuità, senza garantire una percentuale di servizio contrattualmente vincolante. Interruzioni possono derivare da manutenzioni, da fornitori terzi (Meta, Telnyx, Anthropic, hosting) o da irraggiungibilità del gestionale dell'azienda da internet.

10. Recesso e cessazione

L'azienda può cessare l'utilizzo in qualsiasi momento comunicandolo per iscritto a chi la segue, senza vincoli di durata né penali. Restano dovuti gli importi maturati fino alla cessazione. Alla cessazione:

• l'account WhatsApp Business resta dell'azienda, che può affidarlo a un altro fornitore o riportare il numero sull'app del telefono;
• la linea di credito di 3-Way Software viene rimossa dall'account: i messaggi successivi sono a carico di chi l'azienda sceglierà;
• l'accesso all'area riservata viene disattivato e le credenziali del gestionale custodite da noi vengono cancellate;
• il registro delle conversazioni e degli ordini è esportabile su richiesta entro 30 giorni, poi cancellato, salvo quanto va conservato per legge.

Se il rapporto fra 3-Way Software e il partner che segue l'azienda cessa, il servizio all'azienda continua: 3-Way Software o un altro partner subentrano nel seguirla, e l'azienda ne viene informata.

11. Limitazione di responsabilità

Salvo i casi di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva è limitata all'importo corrisposto dall'azienda nei dodici mesi precedenti l'evento, esclusi i costi vivi riaddebitati.

12. Modifiche

Possiamo aggiornare queste condizioni, ad esempio quando cambiano i fornitori o le regole di Meta. Le modifiche sostanziali sono comunicate per email a chi segue l'azienda e all'azienda, se ha un accesso, con almeno 30 giorni di preavviso; l'uso del servizio dopo quel termine vale come accettazione.

13. Legge applicabile

I presenti termini sono regolati dalla legge italiana. Per le controversie con clienti professionali è competente il foro di Nola.